Tuliskan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda, dan jelaskan dengan singkat dan tepat
Jawaban
Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda:
- Penerimaan surat
- Penyortiran surat
- Pencatatan surat
- Pengarahan surat
- Unit pengolah
- Penyimpanan surat
Penjelasan:
Buku agenda merupakan salah satu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku agenda juga memiliki banyak sekali manfaat bagi karyawan yaitu untuk mencatat daily t ask, menggantikan smartphone, bahkan juga untuk mencatat ide-ide baru.
Buku agenda sendiri terdapat beberapa macam, yaitu:
- Buku agenda tunggal/campuran merupakan buku agenda yang digunakan untut mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
- Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang berfungsi untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri
- Buku agenda kembar merupakan buku agenda yang berfungsi untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri sendiri.
Adapun beberapa istilah mengenai buku agenda, antara lain:
- Buku verbal: digunakan untuk mencatat surat keluar selama setahun
- Buku ekspedisi: digunakan untuk mengantar surat sekaligus sebagai tanda terima surat
- Buku arsip / klaper: digunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing
- Diposisi: perintah pimpinan secara singkat berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
- Blanko konsep: digunakan khusus untuk membuat konsep surat
- Blanko surat: lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim
- Taklik: tanda dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
- Cap agennda:vcap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperolah dari agenda